Послуги щодо проведення електронних загальних зборів акціонерів надаються Центральним депозитарієм відповідно до законодавства, що регулює порядок скликання та проведення електронних загальних зборів акціонерів, виключно шляхом електронного заочного голосування акціонерів з використанням авторизованої електронної системи (далі -АЕС).

Центральний депозитарій надає акціонерним товариствам послуги щодо скликання та проведення електронних загальних зборів акціонерів (далі – електронні ЗЗА), зокрема:

• послуги щодо складання переліку акціонерів, яким надсилатиметься повідомлення про проведення загальних зборів акціонерного товариства, переліку акціонерів, які мають право на участь у загальних зборах акціонерного товариства, послуги щодо направлення повідомлень або іншої інформації через депозитарну систему (надаються на підставі договору про обслуговування випусків цінних паперів та додаткової угоди до нього щодо направлення повідомлень або іншої інформації через депозитарну систему);

• послуги щодо проведення електронних загальних зборів акціонерів з використанням АЕС виключно шляхом електронного заочного голосування акціонерів (їх представників) (надаються на підставі договору про обслуговування випусків цінних паперів, укладеного між Центральним депозитарієм та емітентом, та додаткової угоди до нього щодо порядку та умов використання авторизованої електронної системи для проведення електронних загальних зборів).

Для проведення електронних ЗЗА з використанням АЕС емітент укладає з Центральним депозитарієм договір про обслуговування випусків цінних паперів/додаткову угоду до нього, яким (якою) передбачено надання послуг із використання АЕС для проведення електронних ЗЗА та надає до Центрального депозитарію наступні документи:

• оригінал або засвідчену копію рішення емітента про скликання загальних зборів, а також інформацію про особу (осіб), уповноважену (уповноважених) взаємодіяти з АЕС у зв’язку з проведенням загальних зборів та термін дії повноважень такої (таких) особи (осіб);

• інші документи, необхідні для укладення договору.

Надсилання повідомлення про проведення загальних зборів та зміни до порядку денного при проведенні електронних ЗЗА здійснюється виключно через депозитарну систему.

Для складання переліку акціонерів, яким надсилатиметься повідомлення про проведення загальних зборів акціонерного товариства, переліку акціонерів, які мають право на участь у загальних зборах акціонерного товариства, та направлення повідомлень через депозитарну систему, емітентом надається відповідне розпорядження до Центрального депозитарія в порядку, визначеному Регламентом.

Послуги щодо проведення електронних загальних зборів акціонерів надаються Центральним депозитарієм після укладення відповідного договору та складаються з наступних етапів:

1) Опрацювання Центральним депозитарієм наданих документів щодо проведення електронних ЗЗА та внесення Центральним депозитарієм даних до АЕС стосовно осіб, уповноважених взаємодіяти з АЕС у зв’язку з проведенням зборів.

2) Після опрацювання Центральним депозитарієм наданих документів та за умови оплати вартості послуг згідно Тарифів Центрального депозитарію особа (особи), уповноважені взаємодіяти з АЕС у зв’язку з проведенням електронних ЗЗА, проходить(ять) авторизацію в АЕС та отримує(ють) доступ до зборів обраного емітента в АЕС щодо вчинення необхідних дій для проведення зборів.

Для входу в АЕС особа, уповноважена взаємодіяти з АЕС, повинна використовувати діючий кваліфікований електронний підпис або удосконалений електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису.

3) Ідентифікація та реєстрація акціонерів (їх представників) для участі у електронних ЗЗА здійснюється в АЕС за допомогою кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, на підставі переліку акціонерів, які мають право на участь у загальних зборах акціонерного товариства, складеного відповідно до законодавства про депозитарну систему.

Акціонер (його представник) може зареєструватися для участі у загальних зборах достроково до часу початку реєстрації, вказаного у повідомленні про проведення загальних зборів, але після завантаження у АЕС складеного переліку акціонерів, які мають право на участь у загальних зборах, та здійснення особою, уповноваженою взаємодіяти з АЕС у зв’язку з проведенням загальних зборів, необхідних налаштувань в АЕС.

!! Для можливості участі представника акціонера, особи, уповноваженої особою, якою набуто права за акціями у електронних загальних зборах, інформація про представника акціонера на загальних зборах, інформація про особу, уповноважену особою, якою набуто права за акціями, має бути внесена до системи депозитарного обліку депозитарною установою відповідно до законодавства про депозитарну систему.

За результатами підбиття підсумків реєстрації АЕС формується Протокол про підсумки реєстрації, що засвідчується кваліфікованою електронною печаткою або удосконаленою електронною печаткою, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки, Центрального депозитарію.

4) Після внесення в АЕС всієї необхідної інформації щодо голосування з питань порядку денного в АЕС забезпечується доступ до функціоналу для керування голосуванням.

Голосування відбувається в АЕС акціонерами (їх представниками), які пройшли ідентифікацію та реєстрацію для участі у загальних зборах в АЕС, шляхом заповнення форми бюлетеня для голосування на загальних зборах з накладенням кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, акціонера (його представника) в АЕС.

Період, протягом якого проводиться голосування, повинен включати щонайменше одну годину регламентного часу операційного дня Центрального депозитарію та не може включати святкові, неробочі або вихідні дні за п’ятиденним робочим тижнем.

Акціонер (його представник) може достроково проголосувати в АЕС до дати і часу початку голосування, вказаних у повідомленні про проведення зборів, але після здійснення особою, уповноваженою взаємодіяти з авторизованою електронною системою у зв’язку з проведенням загальних зборів, в АЕС необхідних для цього дій, визначених окремими інструкціями, що розміщені на сайті Центрального депозитарію www.csd.ua (opens new window).

За результатами проведення підрахунку голосів АЕС формується протокол про підсумки голосування по кожному питанню порядку денного, що засвідчується кваліфікованою електронною печаткою або удосконаленою електронною печаткою, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки, Центрального депозитарію. Протокол загальних зборів формується авторизованою електронною системою протягом п’яти днів з моменту закриття загальних зборів та засвідчується кваліфікованою електронною печаткою або удосконаленою електронною печаткою, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронної печатки, Центрального депозитарію.

Детальний опис порядку використання АЕС та особливості виконання окремих дій в АЕС можуть визначатись окремими інструкціями, що розміщені на сайті Центрального депозитарію www.csd.ua (opens new window) .

Центральний депозитарій забезпечує зберігання документів, які надаються акціонерам, та документи, з якими акціонери можуть ознайомитися під час підготовки до загальних зборів, внесених до АЕС, бюлетенів для голосування, перелік акціонерів (їх представників), зареєстрованих для участі у загальних зборах, протокол про підсумки реєстрації, протоколів про підсумки голосування, протоколу загальних зборів, іншу інформацію та документи щодо проведення загальних зборів протягом чотирьох років після дати проведення загальних зборів.

Центральний депозитарій надає емітенту послуги з доступу до інформації та документів щодо проведення загальних зборів за умови оплати вартості послуг згідно з Тарифами Центрального депозитарію шляхом оформлення звернення, яке подається через веб-сервіс «Кабінет Клієнта» (opens new window), з зазначенням дати проведення зборів та особи (осіб), якій (яким) необхідно надати доступ. Строк, на який надається доступ до інформації та документів щодо проведення відповідних загальних зборів, становить 5 робочих днів з дня надання Центральним депозитарієм такого доступу.