Послуги, пов’язані з скликанням та проведенням загальних зборів акціонерів шляхом опитування (по тексту іменовані “дистанційні загальні збори”, “загальні збори”) надаються Центральним депозитарієм згідно з Порядком скликання та проведення дистанційних загальних зборів акціонерів, затвердженим рішенням НКЦПФР від 06 березня 2023 року №236 (далі – Порядок №236).

У разі встановлення Комісією в період воєнного стану особливостей щодо скликання та проведення дистанційних загальних зборів акціонерів, норми Регламенту застосовуються з урахуванням таких особливостей.

Центральний депозитарій надає емітентам наступні послуги, пов’язані зі скликанням та проведенням дистанційних загальних зборів:

• послуги щодо направлення повідомлень через депозитарну систему (надаються на підставі договору про обслуговування випусків цінних паперів та додаткової угоди до нього щодо надання послуг з направлення повідомлень та іншої інформації через депозитарну систему);

• послуги щодо складання переліку акціонерів, яким надсилатиметься повідомлення про проведення загальних зборів акціонерного товариства, переліку акціонерів, які мають право на участь у загальних зборах акціонерного товариства (надаються на підставі договору про обслуговування випусків цінних паперів);

• послуги із проведення дистанційних загальних зборів акціонерів (надаються на підставі договору про обслуговування випусків цінних паперів та додаткової угоди до нього щодо надання послуг із проведення дистанційних загальних зборів) .

Послуги із проведення дистанційних загальних зборів надаються Центральним депозитарієм після укладання відповідного договору/ додаткової угоди з емітентом, та складаються з наступних етапів:

1) Розпорядник рахунку емітента формує Розпорядження про проведення загальних зборів шляхом заповнення відповідної форми через веб-сервіс «Кабінет Клієнта» (opens new window). Таке розпорядження має містити кваліфікований електронний підпис розпорядника рахунком емітента, та кваліфіковану електронну печатку емітента (у разі використання). До Розпорядження додається оригінал або засвідчена копія рішення емітента про скликання загальних зборів, а також оригінал або засвідчена копія рішення емітента про визначення осіб, уповноважених взаємодіяти з Центральним депозитарієм при проведенні загальних зборів та термін дії повноважень таких осіб. Інформація про особу (осіб), уповноважену (уповноважених) взаємодіяти з Центральним депозитарієм при проведенні загальних зборів зазначаються в розпорядженні.

2) Після опрацювання Центральним депозитарієм Розпорядження про проведення загальних зборів та за умови виконання емітентом умов, обумовлених договором/додатковою угодою, особа (особи), що уповноважена(ні) взаємодіяти з Центральним депозитарієм при проведенні загальних зборів, у веб-сервісі «Кабінет Клієнта» (opens new window) отримує(ють) доступ до сервісу «Кабінет Зборів».

Доступ до «Кабінету Зборів» має уповноважена особа (особи), що визначається (ються) емітентом, як уповноважена(ні) особа (особи) взаємодіяти з Центральним депозитарієм при проведенні загальних зборів в Розпорядженні про проведення загальних зборів. Для входу в сервіс «Кабінет Зборів» зазначена уповноважена особа повинна використовувати діючий кваліфікований електронний підпис або удосконалений електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису.

3) Після затвердження емітентом форми бюлетенів, але не пізніше робочого дня, що передує даті початку голосування, особа(-и), уповноважена(-і) взаємодіяти з Центральним депозитарієм при проведенні дистанційних загальних зборів вносить(-ять) до відповідної форми, що міститься у «Кабінеті Зборів», інформацію щодо голосування за відповідними питаннями порядку денного у обсязі, визначеному такою формою - заповнюється одна форма щодо всіх питань порядку денного загальних зборів та проекту (проектів) рішення кожного із питань, включених до порядку денного дистанційних загальних зборів.

4) Після внесення особою(особами), уповноваженою(ними) взаємодіяти з Центральним депозитарієм при проведенні загальних зборів у «Кабінет Зборів» всієї необхідної інформації щодо голосування з питань порядку денного, Центральний депозитарій забезпечує доступ до форм для голосування депозитарним установам.

Зазначені у цьому пункті форми використовуються депозитарними установами для передавання Центральному депозитарію інформації про акціонерів (їх представників), які подали бюлетені для участі у загальних зборах, та інформації про голосування по питанням порядку денного зборів, що міститься в самих бюлетенях (крім питань порядку денного, за якими бюлетень визнано таким, що містить ознаки недійсності), або інформації про виявлені ознаки недійсності бюлетеня (в тому числі по певному питанню порядку денного) з посиланням на відповідний підпункт пункту 100 Порядку №236. Відповідна інформація засвідчується кваліфікованим електронним підписом або удосконаленим електронним підписом, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису уповноваженої особи депозитарної установи.

5) Центральний депозитарій протягом строку, визначеного законодавством, після отримання від депозитарних установ інформації відповідно до підпункту 4 цього пункту Регламенту, та електронних копій (скан копій) документів, що підтверджують повноваження представників акціонерів, а також копій (скан копій) бюлетенів, за якими депозитарною установою встановлено наявність ознак для визнання їх недійсними, або визнання їх недійсними хоча б за одним питанням порядку денного, або копії (скан копії) всіх бюлетенів, отриманих депозитарною установою, за умови, якщо це передбачено Розпорядженням про проведення загальних зборів:

- консолідує інформацію, отриману відповідно до підпункту 4 цього пункту Регламенту, засвідчену кваліфікованим електронним підписом або удосконаленим електронним підписом, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, уповноваженої особи депозитарної установи, в єдиний документ – перелік акціонерів, які подали бюлетені для участі у дистанційних загальних зборах, та передає його особі (особам), що уповноважена (уповноважені) на взаємодію з Центральним депозитарієм при проведенні загальних зборів, засобами сервісу «Кабінет Зборів»;

- направляє особі (особам), що уповноважена (уповноважені) на взаємодію з Центральним депозитарієм при проведенні загальних зборів, засобами сервісу «Кабінет Зборів» електронні копії (скан копії) документів, що підтверджують повноваження представників акціонерів, та копії (скан копії) бюлетенів, за якими депозитарною установою встановлено наявність ознак для визнання їх недійсними, або визнання їх недійсними хоча б за одним питанням порядку денного, або копії (скан копії) всіх бюлетенів, отриманих від депозитарної установи, за умови, якщо це передбачено відповідним Розпорядженням про проведення загальних зборів.

Датою направлення особі (особам), що уповноважена (уповноважені) на взаємодію з Центральним депозитарієм при проведенні загальних зборів, переліку акціонерів, які подали бюлетені для участі у дистанційних загальних зборах, та копій передбачених цим пунктом документів є дата розміщення відповідних документів Центральним депозитарієм в «Кабінеті Зборів».

Центральний депозитарій забезпечує зберігання інформації та документів, визначених підпунктом 5 цього пункту Регламенту, протягом чотирьох років після дати проведення дистанційних загальних зборів.

Протягом періоду зберігання інформації та документів, що визначений в попередньому абзаці, Центральний депозитарій може надати на підставі звернення емітента доступ до такої інформації та документів за умови оплати вартості послуг згідно Тарифів Центрального депозитарію. Таке звернення подається через веб-сервіс «Кабінет Клієнта» (opens new window), в якому обов’язково зазначається дата проведення дистанційних загальних зборів та особа (особи), якій (яким) необхідно надати доступ. Строк, на який надається доступ до інформації та документів, визначених підпунктом 5 цього пункту Регламенту, на підставі відповідного запиту емітента становить 5 робочих днів з дня надання Центральним депозитарієм такого доступу.