Послуги, пов’язані з скликанням та проведенням загальних зборів акціонерів шляхом опитування (по тексту пункту іменовані - дистанційні загальні збори, загальні збори) надаються Центральним депозитарієм згідно з Порядком скликання та проведення дистанційних загальних зборів акціонерів, затвердженим рішенням НКЦПФР від 06 березня 2023 року №236 (далі – Порядок №236).

У разі встановлення Комісією в період воєнного стану особливостей щодо скликання та проведення дистанційних загальних зборів акціонерів, норми Регламенту застосовуються з урахуванням таких особливостей.

Центральний депозитарій надає акціонеру (акціонерам), які сукупно є власниками 5 і більше відсотків голосуючих акцій емітента наступні послуги, пов’язані зі скликанням та проведенням дистанційних загальних зборів:

• послуги щодо складання переліку акціонерів, яким надсилатиметься повідомлення про проведення загальних зборів;

• послуги щодо направлення повідомлень та іншої інформації через депозитарну систему;

• послуги щодо складання переліку акціонерів, які мають право на участь у загальних зборах з метою реєстрації акціонерів для участі в позачергових загальних зборах. При цьому складений перелік видається виключно члену реєстраційної комісії, призначеної акціонером (акціонерами);

• послуги із проведення дистанційних загальних зборів (позачергових загальних зборів) відповідного акціонерного товариства.

Договір про надання послуг із проведення дистанційних загальних зборів укладається Центральним депозитарієм з акціонером (акціонерами), які сукупно є власниками 5 і більше відсотків акцій акціонерного товариства (далі по тексту пункту – акціонер (акціонери)), виключно після отримання Центральним депозитарієм від акціонера (акціонерів) документів, що є необхідними для прийняття рішення щодо надання послуг із проведення дистанційних загальних зборів та укладання відповідного договору, згідно наступного переліку (надаються у електронній формі засобами веб-сервісу «Кабінет Клієнта» (opens new window) (якщо не зазначено інше) або у паперовому вигляді):

Увага!!!

Зазначені документи надаються не пізніше, ніж за 10 днів до кінцевої дати здійснення направлення повідомленя акціонерам у відповідності до вимог чинного законодавства.

• заява від акціонера(акціонерів), які сукупно є власниками 5 і більше відсотків голосуючих акцій емітента на укладання договору про надання послуг із проведення дистанційних загальних зборів (Форма №1 до Розділу V Регламенту);

• розпорядження на складання переліку акціонерів, яким надсилатиметься повідомлення про проведення загальних зборів, складене за орієнтовною формою, що міститься в Формі №2 до Розділу V Регламенту, із зазначенням, що перелік формується в електронному вигляді та залишається у розпорядженні Центрального депозитарію; розпорядження засвідчується підписом(-ами) уповноваженої(-их) особи(-іб) акціонера(-ів) та печаткою(ами) (у разі використання печатки) акціонера(-ів), або іншою особою, яка набула повноваження стосовно реалізації права акціонера щодо скликання, участі та голосування на загальних зборах відповідно до законодавства. У випадку, якщо акціонером(-ами) є фізична(-і) особа(-и) та розпорядження подається в паперовому вигляді, підпис(-и) повинні бути засвідчені нотаріально. У випадку, якщо акціонером(-ами) є фізична(-і) особа(-и) та розпорядження подається у вигляді електронного документу, то розпорядження скріплюється кваліфікованим електронним(и) підписом(ами) або удосконаленим електронним підписом, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, акціонера(ів);

• розпорядження на складання переліку акціонерів, які мають право на участь у загальних зборах, складене за орієнтовною формою, що міститься в Формі №2 до Розділу V Регламенту. Розпорядження має містити паспортні дані та РНОКПП члена реєстраційної комісії, який отримуватиме перелік акціонерів. Розпорядження засвідчується підписом(-ами) уповноваженої(-их) особи(-іб) акціонера(-ів) та печаткою(ами) (у разі використання печатки) акціонера(-ів) або іншою особою, яка набула повноваження стосовно реалізації права акціонера щодо скликання, участі та голосування на загальних зборах відповідно до законодавства. У випадку, якщо акціонером(-ами) є фізична(-і) особа(-и) та розпорядження подається в паперовому вигляді, підпис(-и) на розпорядженні повинні бути засвідчені нотаріально. У випадку, якщо акціонером(-ами) є фізична(-і) особа(-и) та розпорядження подається у вигляді електронного документу, то розпорядження скріплюється кваліфікованим(и) електронним(и) підписом(ами) або удосконаленими(и) електронним підписом, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису акціонера(ів);

• виписка(и) з рахунку(ів) в цінних паперах, складена(ні) станом на дату звернення з вимогою про проведення позачергових загальних зборів до акціонерного товариства. У разі, якщо виписка з рахунку(ів) в цінних паперах містить інформацію про встановлені обмеження щодо цінних паперів, додатково надається офіційна довідка або лист депозитарної установи, яка видала вказану виписку, з інформацією про те чи є акції, що належать власнику, голосуючими та з інформацію про суть та підставу встановлених обмежень;

• виписка(и) з рахунку(ів) в цінних паперах складена(ні) станом на дату, що передує даті надання заяви до Центрального депозитарію, яка підтверджує факт володіння акціонером(-ами) визначеним законодавством відсотком голосуючих акцій. У разі, якщо виписка з рахунку(ів) в цінних паперах містить інформацію про встановлені обмеження щодо цінних паперів, додатково надається офіційна довідка або лист депозитарної установи, яка видала вказану виписку, з інформацією про те чи є акції, що належать власнику, голосуючими та з інформацію про суть та підставу встановлених обмежень;

• копія документа, що підтверджує повноваження уповноваженої акціонерами особи або іншої особи, яка набула повноваження стосовно реалізації права акціонера щодо скликання, участі та голосування на загальних зборах відповідно до законодавства ;

• засвідчена підписом(-ами) та печаткою(-ами) (за наявності) акціонера(-ів) (уповноваженої особи акціонера(-ів)) копія вимоги акціонера(ів) про проведення позачергових загальних зборів, поданої емітенту;

• засвідчена підписом(-ами) та печаткою(-ами) (за наявності) акціонера(-ів) (уповноваженої особи акціонера(-ів)) копія або оригінал документа, що підтверджує отримання емітентом зазначеної вимоги або документи оператора поштового зв’язку (за місцезнаходженням акціонерного товариства), що підтверджують відмову акціонерного товариства в отриманні вимоги про скликання позачергових загальних зборів, поданої виконавчому органу акціонерного товариства, чи закінчення терміну її зберігання, або документи оператора поштового зв’язку (за місцезнаходженням акціонерного товариства), що підтверджують отримання вимоги про скликання позачергових загальних зборів, поданої виконавчому органу акціонерного товариства, цим товариством за умови, що з дати отримання акціонерним товариством такої вимоги пройшло більше 15 робочих днів;

• засвідчена підписом(-ами) та печаткою(-ами) (за наявності) акціонера(-ів) (уповноваженої особи акціонера(-ів)) копія або оригінал документу, що підтверджує відсутність прийнятого у встановлені законодавством строки наглядовою радою або радою директорів акціонерного товариства рішення щодо розгляду поданої акціонером(-ами) вимоги, або копію рішення наглядової ради або ради директорів акціонерного товариства про відмову у скликанні позачергових загальних зборів на вимогу акціонера(-ів), якщо відмова не пов’язана з передбаченими частиною 3 статті 43 Закону України «Про акціонерні товариства» підставами, або документи оператора поштового зв’язку (за місцезнаходженням акціонерного товариства), що підтверджують надходження до відповідного відділення такого оператора вимоги про скликання позачергових загальних зборів, поданої виконавчому органу акціонерного товариства, за умови, що з дати надходження такої вимоги до цього відділення пройшло більше 20 робочих днів;

• засвідчена підписом(-ами) та печаткою(-ами) (за наявності) акціонера(-ів) (уповноваженої особи акціонера(-ів)) копія або оригінал рішення, в якому визначено склад реєстраційної комісії;

• опитувальний лист (для осіб, що є юридичними особами-резидентами, - за Формою №3 до Розділу V Регламенту; для осіб, що є юридичними особами-нерезидентами, - за Формою №4 до Розділу V Регламенту; для осіб, що є фізичними особами, - за Формою № 5 до Розділу V Регламенту);

• схематичне зображення структури власності акціонера(-ів)-юридичної особи (за умови багаторівневої структури власності);

В структурі власності обов’язково мають бути відображені всі юридичні та фізичні особи, які прямо або опосередковано володіють самостійно чи спільно з іншими особами часткою у розмірі 10 і більше відсотків статутного капіталу або прав голосу в юридичній особі або незалежно від формального володіння мають можливість значного впливу на керівництво чи діяльність юридичної особи. Щодо кожної фізичної особи, зазначеної в структурі власності, – вказується: її ПІБ, країна реєстрації, частка в статутному капіталі; якщо така фізична особа є кінцевим бенефіціарним власником (контролером) – вказується, що особа є КБВ, додатково зазначається країна її постійного місця проживання та дата народження. Щодо кожної юридичної особи, зазначеної в структурі власності, вказується її реєстраційні дані, інформація про засновників/акціонерів/учасників (фізичні та/або юридичні особи), частка в статутному капіталі.

• інші документи, необхідні для укладення договору.

Центральний депозитарій вправі відповідно до внутрішніх документів з питань фінансового моніторингу застосовувати щодо особи, яка звернулася з метою отримання послуг, процедури, встановлені такими внутрішніми документами (в т.ч. щодо перевірки), а також має право додатково вимагати надання необхідної інформації та/або документів.

Послуги акціонеру (акціонерам), що скликають позачергові загальні збори, щодо направлення повідомлення про внесення змін до проекту порядку денного загальних зборів надаються виключно після укладання відповідної додаткової угоди до договору про надання послуг із проведення дистанційних загальних зборів та надання документів, необхідних для укладання такої додаткової угоди згідно з переліком, визначеним Центральним депозитарієм.

Перелік акціонерів, які мають право на участь у загальних зборах з метою реєстрації акціонерів для участі в позачергових загальних зборах надається особисто члену реєстраційної комісії, призначеної акціонером(-ами). Для отримання переліку акціонерів в паперовому вигляді член призначеної акціонером/ами реєстраційної комісії повинен пред’явити документ, який посвідчує його особу. В електронному вигляді перелік акціонерів надається засобами вебсервісу “Кабінет Клієнта” (opens new window) - одному з членів реєстраційної комісії, зазначеному у відповідному розпорядженні.

Центральний депозитарій у разі складання реєстру власників цінних паперів/ переліку акціонерів на вимогу акціонера (ів), який (і) на день подання вимоги про скликання позачергових загальних зборів сукупно є власником (ами) 5 і більше відсотків голосуючих акцій акціонерного товариства, з метою забезпечення повідомлення акціонерів про проведення позачергових загальних зборів, не пізніше трьох робочих днів з дати обліку надає емітенту повідомлення про необхідність подання емітентом Центральному депозитарію розпорядження на отримання такого реєстру/переліку акціонерів для встановлення емітентом переліку юридичних осіб – акціонерів, які перебувають під його контролем, для передання до Центрального депозитарію відповідної інформації про цих осіб.

Послуги із проведення дистанційних загальних зборів надаються Центральним депозитарієм після укладання відповідного договору з акціонером(акціонерами) та складаються з наступних етапів:

1) Особа, що уповноважена акціонером (акціонерами) взаємодіяти з Центральним депозитарієм при проведенні загальних зборів, формує Розпорядження про проведення загальних зборів шляхом заповнення відповідної форми через веб-сервіс «Кабінет Клієнта» (opens new window).

Таке розпорядження має містити кваліфікований електронний підпис або удосконалений електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису особи, що уповноважена акціонером (акціонерами) взаємодіяти з Центральним депозитарієм при проведенні загальних зборів.

2) Після опрацювання Центральним депозитарієм Розпорядження про проведення загальних зборів та за умови виконання акціонером (акціонерами) умов, обумовлених договором, особа (особи), що уповноважена(ні) взаємодіяти з Центральним депозитарієм при проведенні загальних зборів, у веб-сервісі «Кабінет Клієнта» (opens new window) отримує(ють) доступ до сервісу «Кабінет Зборів».

Доступ до «Кабінету Зборів» має уповноважена особа (особи), що визначається (ються) акціонером (акціонерами), як уповноважена(ні) особа (особи) взаємодіяти з Центральним депозитарієм при проведенні загальних зборів в договорі про надання послуг із проведення дистанційних загальних зборів.

Для входу в сервіс «Кабінет Зборів» зазначена уповноважена особа повинна використовувати діючий кваліфікований електронний підпис або удосконалений електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису.

3) Після затвердження форми бюлетенів, але не пізніше робочого дня, що передує даті початку голосування, особа(-и), уповноважена(-і) взаємодіяти з Центральним депозитарієм при проведенні загальних зборів вносить(-ять) до відповідної форми, що міститься у «Кабінеті Зборів», інформацію щодо голосування за відповідними питаннями порядку денного у обсязі, визначеному такою формою - заповнюється одна форма щодо всіх питань порядку денного загальних зборів та проекту (проектів) рішення кожного із питань, включених до порядку денного загальних зборів.

4) Після внесення особою(особами), уповноваженою(ними) взаємодіяти з Центральним депозитарієм при проведенні загальних зборів у «Кабінет Зборів» всієї необхідної інформації щодо голосування з питань порядку денного, Центральний депозитарій забезпечує доступ до форм для голосування депозитарним установам.

Зазначені у цьому пункті форми використовуються депозитарними установами для передавання Центральному депозитарію інформації про акціонерів (їх представників), які подали бюлетені для участі у загальних зборах, та інформації про голосування по питанням порядку денного зборів, що міститься в самих бюлетенях (крім питань порядку денного, за якими бюлетень визнано таким, що містить ознаки недійсності), або інформації про виявлені ознаки недійсності бюлетеня (в тому числі по певному питанню порядку денного) з посиланням на відповідний підпункт пункту 100 Порядку №236. Відповідна інформація засвідчується кваліфікованим електронним підписом або удосконаленим електронним підписом, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, уповноваженої особи депозитарної установи.

5) Центральний депозитарій протягом строку, визначеному законодавством, після отримання від депозитарних установ інформації відповідно до підпункту 4 цього пункту Регламенту, та електронних копій (скан копій) документів, що підтверджують повноваження представників акціонерів, а також копій (скан копій) бюлетенів, за якими депозитарною установою встановлено наявність ознак для визнання їх недійсними, або визнання їх недійсними хоча б за одним питанням порядку денного, або копії (скан копії) всіх бюлетенів, отриманих депозитарною установою, за умови, якщо це передбачено договором про надання послуг із проведення дистанційних загальних зборів:

- консолідує інформацію, отриману відповідно до підпункту 4 цього пункту Регламенту, засвідчену кваліфікованим електронним підписом або удосконаленим електронним підписом, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, уповноваженої особи депозитарної установи, в єдиний документ – перелік акціонерів/учасників, які подали бюлетені для участі у дистанційних загальних зборах, та передає його особі (особам), що уповноважена (уповноважені) на взаємодію з Центральним депозитарієм при проведенні загальних зборів, засобами сервісу «Кабінет Зборів»;

- направляє особі (особам), що уповноважена (уповноважені) на взаємодію з Центральним депозитарієм при проведенні загальних зборів, засобами сервісу «Кабінет Зборів» електронні копії (скан копії) документів, що підтверджують повноваження представників акціонерів, та копії (скан копії) бюлетенів, за якими депозитарною установою встановлено наявність ознак для визнання їх недійсними, або визнання їх недійсними хоча б за одним питанням порядку денного, або копії (скан копії) всіх бюлетенів, отриманих від депозитарної установи, за умови, якщо це передбачено договором про надання послуг із проведення дистанційних загальних зборів.

Датою направлення особі (особам), що уповноважена (уповноважені) на взаємодію з Центральним депозитарієм при проведенні загальних зборів, переліку акціонерів, які подали бюлетені для участі у дистанційних загальних зборах, та копій передбачених цим пунктом документів є дата розміщення відповідних документів Центральним депозитарієм в «Кабінеті Зборів».