Послуги, пов’язані зі скликанням та дистанційним проведенням загальних зборів учасників корпоративного інвестиційного фонду, надаються Центральним депозитарієм згідно з Порядком скликання та дистанційного проведення загальних зборів учасників корпоративного інвестиційного фонду у період дії воєнного стану, затвердженим рішенням НКЦПФР від 06 липня 2023 року №754 (далі – Порядок №754).

У разі встановлення Комісією в період воєнного стану особливостей щодо скликання та дистанційного проведення загальних зборів учасників корпоративного інвестиційного фонду норми Регламенту застосовуються з урахуванням таких особливостей.

Центральний депозитарій надає емітентам наступні послуги, пов’язані зі скликанням та дистанційним проведенням загальних зборів учасників корпоративного інвестиційного фонду (далі –загальні збори):

• послуги щодо направлення повідомлень через депозитарну систему (надаються на підставі договору про обслуговування випусків цінних паперів та додаткової угоди до нього щодо надання послуг з направлення повідомлень та іншої інформації через депозитарну систему);

• послуги щодо складання переліку учасників корпоративного інвестиційного фонду, яким надсилатиметься повідомлення про проведення загальних зборів корпоративного інвестиційного фонду, переліку учасників корпоративного інвестиційного фонду, які мають право на участь у загальних зборах корпоративного інвестиційного фонду (надаються на підставі договору про обслуговування випусків цінних паперів);

• послуги із дистанційного проведення загальних зборів учасників корпоративного інвестиційного фонду (надаються на підставі договору про обслуговування випусків цінних паперів та додаткової угоди до нього щодо надання послуг із дистанційного проведення загальних зборів ).

Послуги із проведення загальних зборів надаються Центральним депозитарієм після укладання відповідного договору (додаткової угоди) з емітентом щодо надання послуг із дистанційного проведення загальних зборів, та складаються з наступних етапів:

1) Розпорядник рахунку в цінних паперах формує Розпорядження про проведення дистанційних загальних зборів шляхом заповнення відповідної форми через веб-сервіс «Кабінет Клієнта» (opens new window). Таке розпорядження має містити кваліфікований електронний підпис розпорядника рахунку в цінних паперах, та кваліфіковану електронну печатку емітента/керуючого рахунком(у разі використання). До Розпорядження додається оригінал або засвідчена копія рішення емітента про скликання загальних зборів, а також оригінал або засвідчена копія рішення емітента про визначення осіб, уповноважених взаємодіяти з Центральним депозитарієм при проведенні загальних зборів та термін дії повноважень таких осіб. Інформація про особу (осіб), уповноважену (уповноважених) взаємодіяти з Центральним депозитарієм при проведенні загальних зборів також зазначається в Розпорядженні.

2) Після опрацювання Центральним депозитарієм Розпорядження про проведення загальних зборів та за умови виконання емітентом умов, обумовлених договором/додатковою угодою, особа (особи), що уповноважена(ні) на взаємодію з Центральним депозитарієм при проведенні загальних зборів, у веб-сервісі «Кабінет Клієнта» (opens new window) отримує(ють) доступ до сервісу «Кабінет Зборів».

Доступ до «Кабінету Зборів» має уповноважена особа (особи), що визначається (ються) емітентом, як уповноважена(ні) особа (особи) на взаємодію з Центральним депозитарієм при проведенні загальних зборів в Розпорядженні про проведення загальних зборів. Для входу в сервіс «Кабінет Зборів» зазначена уповноважена особа повинна використовувати діючий кваліфікований електронний підпис або  удосконалений електронний підпис, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису.

3) Після затвердження емітентом форми бюлетенів, але не пізніше робочого дня, що передує даті початку голосування, особа(-и), уповноважена(-і) на взаємодію з Центральним депозитарієм при проведенні загальних зборів вносить(-ять) до відповідної форми, що міститься у «Кабінеті Зборів», інформацію щодо голосування за відповідними питаннями порядку денного у обсязі, визначеному такою формою - заповнюється одна форма щодо всіх питань порядку денного загальних зборів та проекту (проектів) рішення кожного із питань, включених до порядку денного загальних зборів.

4) Для направлення відповідно до Порядку №754 бюлетенів для голосування учасниками корпоративного фонду розпорядник рахунку в цінних паперах формує розпорядження про направлення повідомлення через депозитарну систему у формі електронного документу шляхом заповнення відповідної форми через веб-сервіс «Кабінет Клієнта» (opens new window).

До розпорядження додаються бюлетені для голосування.

5) Після внесення особою(особами), уповноваженою(ними) на взаємодію з Центральним депозитарієм при проведенні загальних зборів у «Кабінет Зборів» всієї необхідної інформації щодо голосування з питань порядку денного, Центральний депозитарій забезпечує доступ до форм для голосування депозитарним установам.

Зазначені у цьому пункті форми використовуються депозитарними установами для передавання Центральному депозитарію інформації про учасників (їх представників), які подали бюлетені для участі у загальних зборах, та інформації про голосування по питанням порядку денного зборів, що міститься в самих бюлетенях (крім питань порядку денного, за якими бюлетень визнано таким, що містить ознаки недійсності), або інформації про виявлені ознаки недійсності бюлетеня (в тому числі по певному питанню порядку денного) з посиланням на відповідну підставу, передбачену пунктом 107 Порядку №754. Відповідна інформація засвідчується кваліфікованим електронним підписом або  удосконаленим електронним підписом, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису уповноваженої особи депозитарної установи.

6) Центральний депозитарій протягом строку, визначеного законодавством, після отримання від депозитарних установ інформації відповідно до підпункту 5 цього пункту Регламенту, та електронних копій (скан копій) документів, що підтверджують повноваження представників учасників, а також копій (скан копій) бюлетенів, за якими депозитарною установою встановлено наявність ознак для визнання їх недійсними, або визнання їх недійсними хоча б за одним питанням порядку денного, або копії (скан копії) всіх бюлетенів, отриманих депозитарною установою, за умови, якщо це передбачено розпорядженням на проведення відповідних зборів:

- консолідує інформацію, отриману відповідно до підпункту 5 цього пункту Регламенту, засвідчену кваліфікованим електронним підписом або удосконаленим електронним підписом, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису уповноваженої особи депозитарної установи, в єдиний документ – перелік учасників, які подали бюлетені для участі у дистанційних загальних зборах, та передає його особі (особам), що уповноважена (уповноважені) на взаємодію з Центральним депозитарієм при проведенні загальних зборів, засобами сервісу «Кабінет Зборів»;

- направляє особі (особам), що уповноважена (уповноважені) на взаємодію з Центральним депозитарієм при проведенні загальних зборів, засобами сервісу «Кабінет Зборів» електронні копії (скан копії) документів, що підтверджують повноваження представників учасників, та копії (скан копії) бюлетенів, за якими депозитарною установою встановлено наявність ознак для визнання їх недійсними, або визнання їх недійсними хоча б за одним питанням порядку денного, або копії (скан копії) всіх бюлетенів, отриманих від депозитарної установи, за умови, якщо це передбачено розпорядженням про проведення відповідних загальних зборів.

Датою направлення особі (особам), що уповноважена (уповноважені) на взаємодію з Центральним депозитарієм при проведенні загальних зборів, переліку учасників, які подали бюлетені для участі у дистанційних загальних зборах, та копій передбачених цим пунктом документів є дата розміщення відповідних документів Центральним депозитарієм в «Кабінеті Зборів».

7) Для направлення відповідно до Порядку №754 учасникам корпоративного інвестиційного фонду копії протоколу загальних зборів розпорядник рахунку емітента формує Розпорядження про направлення повідомлення учасникам у формі електронного документу шляхом заповнення відповідної форми через веб-сервіс «Кабінет Клієнта» (opens new window). До розпорядження додається копія протоколу загальних зборів.

Центральний депозитарій забезпечує зберігання інформації та документів, визначених підпунктом 6 цього пункту Регламенту, протягом трьох років після дати проведення загальних зборів.

Протягом періоду зберігання інформації та документів, що визначений в попередньому абзаці Регламенту, Центральний депозитарій може надати на підставі звернення емітента доступ до такої інформації та документів за умови оплати вартості послуг згідно Тарифів Центрального депозитарію. Таке звернення подається через веб-сервіс «Кабінет Клієнта» (opens new window), в якому обов’язково зазначається дата проведення загальних зборів та особа (особи), якій (яким) необхідно надати доступ. Строк, на який надається доступ до інформації та документів, визначених підпунктом 6 цього пункту Регламенту, на підставі відповідного запиту емітента становить 5 робочих днів з дня надання Центральним депозитарієм такого доступу.