Для проведення загальних зборів акціонерів з використанням АЕС та ідентифікації, реєстрації акціонерів (їх представників) на цих зборах депозитарна установа взаємодіє з Центральним депозитарієм щодо:

• складання переліку акціонерів, яким надсилатиметься повідомлення про проведення загальних зборів акціонерного товариства, переліку акціонерів, які мають право на участь у загальних зборах акціонерного товариства;
• направлення повідомлень або іншої інформації через депозитарну систему;
• подання депозитарною установою (не пізніше наступного робочого дня з моменту внесення нею інформації в систему депозитарного обліку щодо призначення її представником акціонера на загальних зборах), Центральному депозитарію інформації про уповноважених осіб депозитарної установи, які мають право взаємодіяти з авторизованою електронною системою (далі – АЕС) при проведенні загальних зборів від імені депозитарної установи, у разі якщо депозитарна установа була зазначена як представник акціонера на зборах.

Депозитарна установа надає до Центрального депозитарія через веб-сервіс «Кабінет Клієнта» інформацію про уповноважених осіб депозитарної установи, які мають право взаємодіяти з АЕС (крім випадку, коли така інформація вже надавалась і є актуальною). Така інформація засвідчується підписом керівника депозитарної установи, печаткою депозитарної установи (у разі використання) та має містити наступні дані:

- прізвище, ім’я, по-батькові уповноважених осіб депозитарної установи, які мають право взаємодіяти з АЕС;

- реєстраційний номер облікової картки платника податків за даними Державного реєстру фізичних осіб - платників податків представника (-ів) депозитарної установи, які мають право взаємодіяти з АЕС. Якщо уповноважена особа депозитарної установи через свої релігійні переконання відмовилась від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та в паспорті якого зроблено відмітку про право здійснювати будь-які платежі за серією та номером паспорта, зазначається серія та номер паспорту;

- термін дії повноважень уповноважених осіб депозитарної установи, які мають право взаємодіяти з АЕС.

Депозитарна установа несе відповідальність за підтримку інформації про уповноважених осіб депозитарної установи, які мають право взаємодіяти з АЕС, в актуальному стані.

Для направлення повідомлень через депозитарну систему та складання переліку акціонерів, яким надсилатиметься повідомлення про проведення загальних зборів акціонерного товариства, переліку акціонерів, які мають право на участь у загальних зборах акціонерного товариства Центральним депозитарієм надається відповідне розпорядження/інформація депозитарній установі засобами СОІ в порядку, визначеному Регламентом.

Для можливості участі представника акціонера, особи, уповноваженої особою, якою набуто права за акціями у загальних зборах шляхом електронного заочного голосування засобами АЕС, інформація про представника акціонера на загальних зборах (у т. ч. керівник або інша особа, яка має право діяти від імені юридичної особи без довіреності), особу, уповноважену особою, якою набуто права за акціями, має бути зазначена депозитарною установою в системі депозитарного обліку та надана Центральному депозитарію в обліковому реєстрі, на підставі якого формується перелік акціонерів, які мають право на участь у загальних зборах, відповідно до законодавства.