Послуги щодо проведення очних загальних зборів акціонерів надаються Центральним депозитарієм відповідно до законодавства, що регулює порядок скликання та проведення очних загальних зборів акціонерів, з використанням авторизованої електронної системи для електронного заочного голосування. У разі встановлення Комісією в період воєнного стану особливостей щодо проведення очних загальних зборів акціонерів норми Регламенту застосовуються з урахуванням таких особливостей.

Центральний депозитарій надає акціонерним товариствам наступні послуги щодо скликання та проведення очних загальних зборів акціонерів (далі – очні ЗЗА), зокрема:

послуги щодо складання переліку акціонерів, яким надсилатиметься повідомлення про проведення загальних зборів акціонерного товариства, переліку акціонерів, які мають право на участь у загальних зборах акціонерного товариства, послуги щодо направлення повідомлень або іншої інформації через депозитарну систему (надаються на підставі договору про обслуговування випусків цінних паперів та додаткової угоди до нього щодо направлення повідомлень або іншої інформації через депозитарну систему);

послуги щодо проведення очних загальних зборів акціонерів з використанням авторизованої електронної системи (далі – АЕС) для електронного заочного голосування акціонерів (їх представників) (надаються на підставі договору, яким регулюються відносини щодо порядку та умов використання авторизованої електронної системи, для проведення загальних зборів).

Центральний депозитарій надає акціонерам (акціонеру), які (який) сукупно є власниками (власником) 5 і більше відсотків голосуючих акцій товариства наступні послуги щодо скликання та проведення очних ЗЗА на підставі договору, яким регулюються відносини щодо порядку та умов використання авторизованої електронної системи, для проведення позачергових загальних зборів:

• послуги щодо складання переліку акціонерів, яким надсилатиметься повідомлення про проведення загальних зборів акціонерного товариства, переліку акціонерів, які мають право на участь у загальних зборах акціонерного товариства;
• послуги щодо направлення повідомлень або іншої інформації через депозитарну систему та/або авторизовану електронну систему;
• послуги щодо проведення очних загальних зборів акціонерів з використанням АЕС для електронного заочного голосування акціонерів (їх представників), обговорення питань порядку денного за допомогою засобів АЕС.

Для проведення очних ЗЗА з використанням АЕС особа, яка скликає загальні збори, укладає з Центральним депозитарієм договір, яким регулюються відносини щодо порядку та умов використання авторизованої електронної системи, для проведення загальних зборів (у разі скликання загальних зборів акціонерним товариством - договір про обслуговування випусків цінних паперів, яким передбачено надання послуг із використання АЕС для проведення очних ЗЗА) та надає до Центрального депозитарію наступні документи:

- оригінал або засвідчену копію рішення особи, яка скликає загальні збори, про скликання загальних зборів, а також інформацію про не менше двох осіб, уповноважених взаємодіяти з АЕС у зв’язку з проведенням загальних зборів та термін дії повноважень таких осіб. Особами, уповноваженими взаємодіяти з АЕС при проведенні очних ЗЗА, визначається голова та/або член(и) реєстраційної комісії;

- інші документи, необхідні для укладення договору.

Для складання переліку акціонерів, яким надсилатиметься повідомлення про проведення загальних зборів акціонерного товариства, переліку акціонерів, які мають право на участь у загальних зборах акціонерного товариства та направлення повідомлень через депозитарну систему, особою, яка скликає загальні збори , надається відповідне розпорядження до Центрального депозитарія в порядку, визначеному Регламентом.

Послуги щодо проведення очних загальних зборів акціонерів надаються Центральним депозитарієм після укладення відповідного договору та складаються з наступних етапів:

1. Опрацювання Центральним депозитарієм наданих документів щодо проведення очних ЗЗА та внесення Центральним депозитарієм даних до АЕС стосовно осіб, уповноважених взаємодіяти з АЕС у зв’язку з проведенням зборів.

2. Після опрацювання Центральним депозитарієм наданих документів та за умови оплати вартості послуг згідно Тарифів Центрального депозитарію особа (особи), уповноважені взаємодіяти з АЕС у зв’язку з проведенням очних ЗЗА, проходить(ять) авторизацію в АЕС та отримує(ють) доступ до зборів обраного емітента в АЕС щодо вчинення необхідних дій для проведення очних ЗЗА.

Для входу в АЕС особа, уповноважена взаємодіяти з АЕС, повинна використовувати діючий кваліфікований електронний підпис.

3. Ідентифікація та реєстрація акціонерів (їх представників) для участі у очних ЗЗА здійснюється (на підставі переліку акціонерів, які мають право на участь у загальних зборах акціонерного товариства, складеного в порядку, передбаченому законодавством про депозитарну систему:

в авторизованій електронній системі (для акціонерів (їх представників), що приймають участь в загальних зборах дистанційно шляхом електронного заочного голосування засобами АЕС) – за допомогою кваліфікованого електронного підпису,

- реєстраційною комісією та вноситься особою (особами), уповноваженою (уповноваженими) взаємодіяти з АЕС до АЕС (для акціонерів (їх представників), що приймають участь в загальних зборах в місці їх проведення шляхом очного голосування).

Для можливості участі представника акціонера, особи, уповноваженої особою, якою набуто права за акціями у загальних зборах шляхом електронного заочного голосування засобами АЕС, інформація про представника акціонера на загальних зборах, інформація про особу, уповноважену особою, якою набуто права за акціями, має бути внесена до системи депозитарного обліку депозитарною установою відповідно до законодавства про депозитарну систему.

За результатами реєстрації АЕС формується Перелік акціонерів (їх представників), зареєстрованих для участі у загальних зборах на підставі інформації про акціонерів (їх представників), ідентифікація та реєстрація яких проведена в місці проведення загальних зборів та внесеної особою (особами), уповноваженою (уповноваженими) взаємодіяти з АЕС до АЕС, а також інформації про акціонерів (їх представників), ідентифікація та реєстрація яких проведена АЕС.

На підставі переліку акціонерів (їх представників), які зареєструвалися для участі у загальних зборах, АЕС формується Протокол про підсумки реєстрації, що засвідчується кваліфікованою електронною печаткою Центрального депозитарію, та підписується кваліфікованим електронним підписом особи, яка уповноважена взаємодіяти з АЕС.

4. Після внесення в АЕС всієї необхідної інформації щодо голосування з питань порядку денного в АЕС забезпечується доступ до функціоналу для керування голосуванням.

Голосування відбувається:

- акціонерами (їх представниками), які пройшли ідентифікацію та реєстрацію для участі у загальних зборах в АЕС, та які беруть участь дистанційно через АЕС, шляхом заповнення форми бюлетеня для голосування на загальних зборах з накладенням кваліфікованого електронного підпису акціонера (його представника) в АЕС;

- акціонерами (їх представниками), ідентифікація та реєстрація яких для участі у загальних зборах проведена реєстраційною комісією, шляхом заповнення виданого реєстраційною комісією бюлетеня для голосування та засвідчення підписом акціонера (його представника), у день і час проведення загальних зборів акціонерів у місці їх проведення.

Підрахунок голосів на очних ЗЗА здійснюється з урахуванням даних АЕС щодо результатів голосування акціонерів (їх представників), які взяли участь у загальних зборах дистанційно через АЕС.

У разі виконання Центральним депозитарієм функцій лічильної комісії, протокол про підсумки голосування підписує уповноважена особа Центрального депозитарію.

Детальний опис порядку використання АЕС та особливості виконання окремих дій в АЕС можуть визначатись окремими інструкціями, що розміщені на сайті Центрального депозитарію www.csd.ua .

Центральний депозитарій забезпечує зберігання документів, які надаються акціонерам, та документи, з якими акціонери можуть ознайомитися під час підготовки до загальних зборів, внесених до АЕС, бюлетенів для голосування, перелік акціонерів (їх представників), зареєстрованих для участі у загальних зборах, протокол про підсумки реєстрації, дані щодо результатів голосування акціонерів (їх представників), які взяли участь у загальних зборах дистанційно через АЕС, іншу інформацію та документи щодо проведення загальних зборів протягом чотирьох років після дати проведення загальних зборів.

Центральний депозитарій надає особі, яка скликає загальні збори, послуги з доступу до інформації та документів щодо проведення загальних зборів на підставі відповідного договору, яким, зокрема, встановлюється вартість таких послуг, шляхом оформлення звернення, яке подається через веб-сервіс «Кабінет Клієнта», з зазначенням дати проведення зборів та особи (осіб), якій (яким) необхідно надати доступ. Строк, на який надається доступ до інформації та документів щодо проведення відповідних загальних зборів, становить 5 робочих днів з дня надання Центральним депозитарієм такого доступу.