Послуги, пов’язані зі скликанням та дистанційним проведенням загальних зборів, надаються Центральним депозитарієм згідно з Тимчасовим порядком скликання та дистанційного проведення загальних зборів акціонерів та загальних зборів учасників корпоративного інвестиційного фонду, затвердженим рішенням НКЦПФР від 16.04.2020 №196 (далі – Тимчасовий порядок).

Центральний депозитарій надає емітентам наступні послуги, пов’язані зі скликанням та дистанційним проведенням загальних зборів акціонерів та загальних зборів учасників корпоративного інвестиційного фонду (далі разом – загальні збори) :

• послуги щодо направлення повідомлень через депозитарну систему (надаються на підставі договору про обслуговування випусків цінних паперів та додаткової угоди до нього щодо направлення повідомлень через депозитарну систему);
• послуги щодо складання реєстру власників іменних цінних паперів/переліку акціонерів, яким надсилатиметься повідомлення про проведення загальних зборів/переліку акціонерів, які мають право на участь у загальних зборах (надаються на підставі договору про обслуговування випусків цінних паперів);
• послуги із дистанційного проведення загальних зборів (надаються на підставі договору про надання послуг із дистанційного проведення загальних зборів, яким, зокрема, встановлюється вартість таких послуг).

У випадках, обумовлених Тимчасовим порядком, договір із дистанційного проведення загальних зборів може укладатися Центральним депозитарієм з акціонерами (акціонером) товариства, які сукупно є власниками 10 і більше відсотків голосуючих акцій акціонерного товариства, на підставі якого таким акціонерам товариства (які скликають позачергові загальні збори) надаються наступні послуги:

• послуги із дистанційного проведення загальних зборів відповідного акціонерного товариства;
• послуги щодо складання реєстру власників іменних цінних паперів/переліку акціонерів, яким надсилатиметься повідомлення про проведення загальних зборів/переліку акціонерів, які мають право на участь у загальних зборах;
• послуги щодо направлення повідомлень через депозитарну систему.

При цьому, послуги акціонерам, що скликають позачергові загальні збори, щодо направлення акціонерам повідомлення про внесення змін до проекту порядку денного загальних зборів надаються виключно після укладання відповідної додаткової угоди до договору про надання послуг із дистанційного проведення загальних зборів.

Послуги із дистанційного проведення загальних зборів надаються Центральним депозитарієм після укладання з Емітентом/у випадках, обумовлених Тимчасовим порядком, - акціонерами (акціонером) товариства, які сукупно є власниками 10 і більше відсотків голосуючих акцій акціонерного товариства, (надалі – особа, яка скликає загальні збори), договору про надання послуг із дистанційного проведення загальних зборів та складаються з наступних етапів:

1. Особа, що уповноважена особою, яка скликає загальні збори, взаємодіяти з Центральним депозитарієм при проведенні загальних зборів дистанційно, (надалі – особа, що уповноважена на взаємодію з Центральним депозитарієм при проведенні загальних зборів), формує Розпорядження про проведення дистанційних загальних зборів шляхом заповнення відповідної форми через веб-сервіс «Кабінет Клієнта» (opens new window).

   Таке розпорядження має містити кваліфікований електронний підпис особи, що уповноважена на взаємодію з Центральним депозитарієм при проведенні загальних зборів, та кваліфіковану електронну печатку особи, яка скликає загальні збори (у разі використання).

2. Після опрацювання Центральним депозитарієм Розпорядження про проведення дистанційних загальних зборів та за умови виконання особою, яка скликає загальні збори, умов, обумовлених договором про надання послуг із дистанційного проведення загальних зборів, особа (особи), що уповноважена на взаємодію з Центральним депозитарієм при проведенні загальних зборів, у веб-сервісі «Кабінет Клієнта» (opens new window) отримує доступ до сервісу «Кабінет Зборів».

   Доступ до «Кабінету Зборів» має уповноважена особа/особи, що визначається/ються особою, яка скликає загальні збори, як уповноважена (уповноважені) особа (особи) на взаємодію з Центральним депозитарієм при проведенні загальних зборів в договорі про надання послуг із дистанційного проведення загальних зборів. Для входу в сервіс «Кабінет Зборів» зазначена уповноважена особа повинна використовувати діючий кваліфікований електронний підпис.

3. Після затвердження особою, яка скликає загальні збори, форми бюлетенів, але не пізніше робочого дня, що передує даті початку голосування, особа(-и), уповноважена(-і) на взаємодію з Центральним депозитарієм при проведенні загальних зборів вносить(-ять) до відповідної форми, що міститься у «Кабінеті Зборів», інформацію щодо голосування за відповідними питаннями порядку денного у обсязі, визначеному такою формою - заповнюється одна форма щодо всіх питань порядку денного загальних зборів та проекту (проектів) рішення кожного із питань, включених до порядку денного загальних зборів.

4. Для направлення відповідно до Тимчасового порядку бюлетенів для голосування учасниками корпоративного фонду розпорядник рахунку корпоративного фонду формує Розпорядження про направлення повідомлення акціонерам у формі електронного документу шляхом заповнення відповідної форми через веб-сервіс «Кабінет Клієнта» (opens new window).

   До розпорядження додаються бюлетені для голосування.

5. Центральний депозитарій після внесення у «Кабінет Зборів» всієї необхідної інформації щодо голосування з питань порядку денного забезпечує доступ до форм для голосування депозитарним установам.

   Зазначені у цьому пункті форми використовуються депозитарними установами для передавання Центральному депозитарію інформації про акціонерів (їх представників), які подали бюлетені для участі у загальних зборах, та інформації про голосування по питанням порядку денного зборів, що міститься в самих бюлетенях (крім питань порядку денного, за якими бюлетень визнано таким, що містить ознаки недійсності), або інформації про виявлені ознаки недійсності бюлетеня (в тому числі по певному питанню порядку денного) з посиланням на відповідний підпункт пункту 107 Тимчасового порядку. Відповідна інформація засвідчується кваліфікованим електронним підписом депозитарної установи.

6. Центральний депозитарій протягом 1 робочого дня після отримання від депозитарних установ інформації відповідно до підпункту 5 пункту 7 розділу І цього Регламенту, та електронних копій (скан копій) документів, що підтверджують повноваження представників акціонерів, а також копій (скан копій) бюлетенів, за якими депозитарною установою встановлено наявність ознак для визнання їх недійсними або копії (скан копії) всіх бюлетенів, отриманих депозитарною установою, за умови, якщо це передбачено договором про надання послуг із дистанційного проведення загальних зборів:

   • консолідує інформацію, отриману відповідно до підпункту 5 пункту 7 розділу І цього Регламенту, засвідчену кваліфікованим електронним підписом депозитарної установи, в єдиний документ – перелік акціонерів, які подали бюлетені для участі у загальних зборах, та передає його особі (особам), що уповноважена (уповноважені) на взаємодію з Центральним депозитарієм при проведенні загальних зборів, засобами сервісу «Кабінет Зборів»;
   • направляє особі (особам), що уповноважена (уповноважені) на взаємодію з Центральним депозитарієм при проведенні загальних зборів, засобами сервісу «Кабінет Зборів» електронні копії (скан копії) документів, що підтверджують повноваження представників акціонерів, та копії (скан копії) бюлетенів, за якими депозитарною установою встановлено наявність ознак для визнання їх недійсними або копії (скан копії) всіх бюлетенів, отриманих від депозитарної установи, за умови, якщо це передбачено договором про надання послуг із дистанційного проведення загальних зборів.

   Датою направлення особі (особам), що уповноважена (уповноважені) на взаємодію з Центральним депозитарієм при проведенні загальних зборів, переліку акціонерів, які подали бюлетені для участі у загальних зборах, та копій передбачених цим пунктом документів є дата розміщення відповідних документів Центральним депозитарієм в «Кабінеті Зборів».

7. Для направлення відповідно до Тимчасового порядку учасникам корпоративного фонду копії протоколу загальних зборів розпорядник рахунку корпоративного фонду формує Розпорядження про направлення повідомлення акціонерам у формі електронного документу шляхом заповнення відповідної форми через веб-сервіс «Кабінет Клієнта» (opens new window). До розпорядження додається копія протоколу загальних зборів акціонерів.

   Центральний депозитарій забезпечує зберігання інформації та документів, визначених підпунктом 6 пункту 7 розділу І цього Регламенту, протягом трьох років після дати проведення загальних зборів.

   Протягом періоду зберігання інформації та документів, що визначений в попередньому абзаці Регламенту, Центральний депозитарій може надати на підставі звернення емітента доступ до такої інформації та документів за умови оплати вартості послуг згідно Тарифів Центрального депозитарію. Таке звернення подається через вебсервіс «Кабінет Клієнта», в якому обов’язково зазначається дата проведення загальних зборів дистанційно та особа (особи), якій (яким) необхідно надати доступ. Строк, на який надається доступ до інформації та документів, визначених підпунктом 6 пункту 7 розділу І цього Регламенту, на підставі відповідного запиту Емітента становить 5 робочих днів з дня надання Центральним депозитарієм такого доступу.