Звітні документи, що є наслідками виконання розпоряджень/запитів клієнтів, надаються Центральним депозитарієм у спосіб, визначений клієнтом у відповідному розпорядженні/запиті або анкеті емітента, в тому числі засобами електронної пошти на адресу, зазначену в анкеті клієнта.

Вихідні документи в паперовому вигляді в Центральному депозитарії надаються клієнтам наступними способами:

• поштою (простим або рекомендованим листом);
• кур’єрською службою;
• особисто представнику клієнта.

5.1.Надання документів поштою

Центральний депозитарій надсилає вихідні документи (в тому числі реєстри/переліки власників іменних цінних паперів та інформаційні довідки, що формуються на підставі реєстрів власників іменних цінних паперів) поштою виключно на адресу клієнта, вказану ним в анкеті емітента/анкеті рахунку в цінних паперах у графі «Адреса для поштових повідомлень», або на адресу за місцезнаходженням клієнта або на адресу, вказану у відповідному розпорядженні/запиті.

Вихідні документи в паперовому вигляді, в тому числі, реєстри/переліки власників іменних цінних паперів та інформаційні довідки, що складаються на підставі реєстру власників іменних цінних паперів, надсилаються поштою в день або на наступний день з дня реєстрації вихідного документу у Центральному депозитарії.

У разі, якщо у розпорядженні/запиті клієнта спосіб отримання не визначено або визначено суперечливо, звітні вихідні документи за такими розпорядженнями/запитами надаються Центральним депозитарієм поштою. Якщо у формі розпорядження/запиту не передбачена графа «спосіб отримання», такі документи надсилаються Центральним депозитарієм поштою, але клієнт має право змінити спосіб отримання, надіславши разом з відповідним розпорядженням/запитом (до моменту відправлення вихідних (звітних) документів поштою) супровідний лист за підписом розпорядника рахунку, засвідченим печаткою клієнта (у разі використання печатки), із зазначенням іншого способу отримання вихідних документів.

У разі, якщо спосіб отримання звітних документів визначено відповідним розпорядженням/запитом клієнта, Центральний депозитарій здійснює видачу документів виключно у спосіб, вказаний у розпорядженні. Для зміни способу отримання документів клієнту необхідно надати оформлений належним чином лист за підписом розпорядника рахунку, засвідченим печаткою клієнта (у разі використання печатки) за орієнтовною формою Додаток № 12, із зазначенням іншого способу отримання вихідних документів (у разі якщо такі документи не було видано).

Листи на зміну способу отримання документів можуть прийматися до перевірки попередньо на електронну адресу тільки після реєстрації самих розпоряджень, спосіб в яких потрібно змінити. Оригінали таких листів надсилаються до Центрального депозитарію.

Рекомендованим листом надсилаються реєстри/переліки власників іменних цінних паперів та інформаційні довідки, що складаються на підставі реєстру власників іменних цінних паперів.

Інші звітні вихідні документи надсилаються простим або рекомендованим листом згідно розпорядження клієнта.

У випадку наявності у Центральному депозитарії документів, що дають підстави для відмови у видачі вихідних документів клієнту, Центральний депозитарій не здійснює відправку вихідних документів (в тому числі реєстрів/переліків власників іменних цінних паперів та інформаційних довідок, що формуються на підставі реєстрів власників іменних цінних паперів) поштою.

5.2. Видача документів кур’єрським службам

Клієнт самостійно замовляє та сплачує послуги кур’єрської служби. При замовленні кур’єрської служби, клієнт повинен надати представнику кур’єрської служби свої реквізити та перелік вихідних документів, які необхідно доставити.

Центральний депозитарій видає вихідні документи (в тому числі реєстри власників іменних цінних паперів та інформаційні довідки) кур’єрським службам виключно, якщо адреса доставки співпадає з адресою клієнта, вказаною ним в анкеті емітента/ анкеті рахунку в цінних паперах у графі «Адреса для поштових повідомлень» або з адресою місцезнаходження клієнта або з адресою, вказаною у відповідному розпорядженні/запиті.

У випадку наявності у Центральному депозитарії документів, що дають підстави для відмови у видачі вихідних документів клієнту, Центральний депозитарій не надає ці документи (в тому числі реєстри/переліки власників іменних цінних паперів та інформаційні довідки, що формуються на підставі реєстрів власників іменних цінних паперів) кур’єрським службам.

5.3. Видача документів особисто представнику клієнта

Центральний депозитарій видає вихідні документи (в тому числі, реєстри/переліки власників іменних цінних паперів та інформаційні довідки, що формується на підставі реєстру власників іменних цінних паперів) особисто представнику клієнта виключно у випадку, якщо такий спосіб визначений у відповідному розпорядженні/запиті, та виключно наступним особам:

• особі, яка відповідно до даних Центрального депозитарію має право діяти від імені клієнта без довіреності, при наявності оригіналу документу, що посвідчує таку особу відповідно до вимог законодавства;
• представнику клієнта при пред’явленні оригіналу довіреності за формою Центрального депозитарію (Додаток № 1 цього Регламенту), що підписана особою, яка відповідно до даних Центрального депозитарію має право діяти від імені клієнта без довіреності, засвідчена печаткою клієнта (у разі використання печатки), та при наявності оригіналу документу, що посвідчує особу представника відповідно до вимог законодавства;
• представнику клієнта при пред’явленні оригіналу довіреності, що підписана особою, яка відповідно до даних Центрального депозитарію має право діяти від імені клієнта без довіреності, засвідчена печаткою клієнта (у разі використання печатки), чи її копії, засвідченої нотаріально, яка надає право на отримання в Центральному депозитарії таких документів, та при наявності оригіналу документу, що посвідчує особу представника відповідно до вимог законодавства;
• розпоряднику рахунку в цінних паперах в Центральному депозитарії при наявності оригіналу документу, що посвідчує особу розпорядника рахунку відповідно до вимог законодавства.

Увага!

Довіреність, що надає право на отримання вихідних документів від Центрального депозитарію, обов’язково повинна містити дату її видачі. У випадку реєстрації (присвоєння вихідного номеру та дати) довіреності, дата видачі довіреності, зазначена прописом, повинна співпадати з датою реєстрації довіреності як вихідного документу.

У випадку відкликання/дострокового відкликання довіреності представника клієнта, клієнт зобов’язаний надати до Центрального депозитарію лист у довільній формі із зазначенням дати закінчення повноважень представника клієнта, підписаний особою, яка відповідно до даних Центрального депозитарію має право діяти від імені клієнта без довіреності, та засвідчений печаткою клієнта (у разі використання печатки).

У випадку наявності у Центральному депозитарії документів, що дають підстави для відмови у видачі вихідних документів клієнту, Центральний депозитарій не здійснює видачу цих документів (в тому числі реєстрів/переліків власників іменних цінних паперів та інформаційних довідок, що формуються на підставі реєстрів власників іменних цінних паперів) особисто представнику клієнта.

5.4. Підстави для відмови у видачі документів клієнтам Центрального депозитарію

Центральний депозитарій може відмовити клієнту у видачі документів з підстав, визначених п. 5.4.1 та 5.4.2 цього розділу Регламенту або з інших підстав, що передбачені законодавством, з посиланням на норми законодавства та/або Регламенту. На письмовий запит клієнта пояснення причин відмови може бути надано клієнту в письмовому вигляді.

5.4.1. Підстави для відмови у видачі документів з використанням послуг кур’єрської служби

Центральний депозитарій має право відмовити у видачі документів з використанням послуг кур’єрської служби при наявності хоча б однієї з наступних підстав:

• у представника кур’єрської служби відсутня інформація щодо найменування клієнта, його коду за ЄДРПОУ та переліку вихідних документів, що підлягають видачі;
• у представника кур’єрської служби відсутня кур’єрська накладна, заповнена належним чином;
• адреса доставки, вказана в кур’єрській накладній, не співпадає з адресою клієнта, вказаною ним в анкеті емітента/ анкеті рахунку в цінних паперах у графі «Адреса для поштових повідомлень» або з адресою місцезнаходження клієнта або з адресою, вказаною у відповідному розпорядженні/запиті;
• наявність у Центральному депозитарії документів, що дають підстави для відмови у видачі вихідних документів клієнту.

5.4.2. Підстави для відмови у видачі документів особисто представнику клієнта

Центральний депозитарій має право відмовити представнику клієнта у видачі документів за наявності хоча б однієї з наступних підстав:

• у представника клієнта відсутній оригінал довіреності, оформлений належним чином;

• у представника клієнта відсутній оригінал документу, що посвідчує особу відповідно до вимог законодавства;

• довіреність видана особою, стосовно якої у Центральному депозитарії відсутні дані та документи, які підтверджують наявність у такої особи права діяти від імені клієнта без довіреності;

• представником клієнта не надано необхідних документів, що підтверджують його повноваження діяти від імені клієнта без довіреності;

• невідповідність/неможливість ідентифікувати підпис особи, яка за даними Центрального депозитарію має право видавати довіреності та/або невідповідність печатки. Підпис та/або печатка не співпадає з карткою зразків підписів;

• виникнення сумнівів стосовно достовірності підпису та/або відбитку печатки юридичної особи, факсимільне відтворення підпису та/або печатки за допомогою засобів копіювання;

• довіреність оформлена з помилками або виправленнями;

• на довіреності не вказана дата її видачі;

• невідповідність наданих документів клієнтом, щодо посвідчення особи, з тими що вказані в довіреності;

• наявність ознак підробки у документах, що підтверджують особу чи повноваження представника клієнта;

• наявність у Центральному депозитарії документів про відкликання довіреності, що пред’явлена для отримання вихідних документів Центрального депозитарію;

• наявність у Центральному депозитарії документів, що дають підстави для відмови у видачі документів клієнту.

У випадку пред’явлення представником клієнта документів, що потребують детального вивчення, Центральний депозитарій має право залишити ці документи для з’ясування їх легітимності, а також вимагати надання додаткових документів.